Qui demande quoi ? Les six intervenants d'une création
Six intervenants examinent votre dossier, chacun avec sa propre grille : le notaire, la banque, le ministère de l'Économie, le Luxembourg Business Registers (RCS et RBE), l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA (AED) et le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS). Ils ne se transmettent pas les pièces entre eux : vous fournirez plusieurs fois les mêmes documents.
La dernière section regroupe le tout en trois checklists selon votre profil.
| Intervenant | Ce qu'il vérifie | Moment | Coût direct |
|---|---|---|---|
| Banque | Identité des fondateurs, objet de la relation, origine des fonds, dépôt du capital | Avant l'acte | Selon l'établissement |
| Notaire | Identité et capacité des associés, certificat de blocage, statuts | Jour de la constitution | Honoraires + 75 € de droit fixe |
| Ministère de l'Économie (Direction générale PME) | Honorabilité, qualification, siège et gestion effective | Avant l'acte (SARL-S) ou en parallèle (SARL, SA) | 50 € |
| LBR (RCS et RBE) | Acte constitutif, organes, bénéficiaires effectifs | Après l'acte ; RBE dans le mois | ≈ 140 € (SARL, SA) + 15 € HT (RBE) |
| AED (TVA) | Déclaration initiale, régime applicable | Dans les 15 jours du début d'activité | Aucun frais de dépôt |
| CCSS | Affiliation du dirigeant et des salariés | Dans les 8 jours du début d'activité | Aucun frais de dépôt |
Le déroulé complet figure sur l'accueil, section après la constitution.
Notaire : quelles pièces pour l'acte constitutif ?
Le notaire reçoit l'acte constitutif de la SARL et de la SA. Il a besoin de l'identité de chaque associé et de chaque gérant, du certificat de blocage émis par la banque et du projet de statuts validé. Pour une SARL-S, l'acte est sous seing privé : pas de notaire, mais les mêmes pièces d'identité seront demandées par le LBR et le ministère.
Le notaire identifie les parties, vérifie que le capital est à disposition (12 000 € libérés pour une SARL, au moins 7 500 € sur 30 000 € pour une SA), fait enregistrer l'acte (droit fixe de 75 €) et le dépose au RCS pour publication au RESA.
- Pièce d'identité en cours de validité de chaque associé et gérant.
- Certificat de blocage du capital, au nom de la société en formation.
- Projet de statuts définitif : dénomination, siège, objet, capital, répartition des parts, organe de gestion.
- Procuration signée si un associé ne peut pas être présent.
- Associé personne morale : voir la checklist dédiée en fin de guide.
Après la signature, le notaire remet le certificat de déblocage à présenter à la banque. Les coûts notariés indicatifs figurent dans la section coût de création.
Banque : KYC, dépôt du capital et origine des fonds
La banque ouvre un compte au nom de la société en formation sur base du projet de statuts et d'une copie des pièces d'identité des représentants. Elle applique une procédure « know your customer » : identité des bénéficiaires, motivation de la relation, pouvoir des signataires et origine des fonds. Une fois le capital versé, elle émet le certificat de blocage.
C'est le poste qui pèse le plus sur le délai, surtout pour les non-résidents : préparez les pièces et transmettez-les en un seul envoi.
- Projet de statuts de la société à constituer.
- Pièces d'identité des représentants et de chaque bénéficiaire effectif (personne physique détenant plus de 25 % du capital ou exerçant le contrôle).
- Justificatif de domicile récent de chaque personne identifiée.
- Adresse du siège et description de l'activité, clients, fournisseurs et pays concernés.
- Origine des fonds du capital : relevé du compte émetteur et, selon le cas, fiche de salaire, acte de vente, attestation de donation ou comptes de la société apporteuse.
Pour le déblocage, la banque reçoit la version définitive des statuts, les pièces manquantes éventuelles et les informations sur les bénéficiaires économiques. Le choix de l'établissement et les délais réels sont traités dans le guide compte bancaire de société.
Mon conseil. Je demande aux fondateurs de tracer le parcours de l'argent du capital sur une page : compte de départ, montant, date, pièce justificative. Un virement qui part du compte d'un tiers, même un parent, déclenche une demande complémentaire et repousse la constitution. Le capital part du compte de l'associé qui souscrit.
Ministère de l'Économie : autorisation d'établissement et honorabilité
La demande d'autorisation d'établissement se dépose sur MyGuichet.lu auprès de la Direction générale PME, avec un droit de chancellerie de 50 €. Elle porte sur le dirigeant (honorabilité, qualification) et sur la société (siège, gestion effective). Le dossier complet est en principe traité dans les 3 mois ; l'absence de réponse dans ce délai vaut accord.
Les pièces d'honorabilité dépendent du profil du dirigeant ; elles sont aussi exigées des associés majoritaires et de toute personne exerçant une influence significative sur la gestion.
| Pièce | Résident au Luxembourg depuis 10 ans ou plus | Non-résident ou résident depuis moins de 10 ans |
|---|---|---|
| Déclaration sur l'honneur (fonctions dirigeantes des 3 dernières années) | Oui | Oui |
| Extrait de casier judiciaire luxembourgeois, bulletin n° 3 | Oui | Oui, si la personne a déjà exercé au Luxembourg |
| Extrait de casier judiciaire (ou équivalent) des États de résidence des 10 dernières années | Non | Oui |
| Déclaration de non-faillite devant notaire | Non | Oui |
Le bulletin n° 3 luxembourgeois se commande gratuitement sur MyGuichet.lu. Pour un casier étranger, adressez-vous à l'autorité du pays concerné : le Luxembourg ne délivre pas d'extrait à une personne qui n'y réside pas et n'a pas sa nationalité.
- Formulaire de demande signé, activité précisément décrite.
- Copie de la pièce d'identité du dirigeant et pièces d'honorabilité du tableau.
- Preuve de qualification lorsque l'activité l'exige : diplômes, certificat d'expérience (certificat CE pour une expérience acquise dans un autre État membre).
- Justificatif de siège : contrat de bail ou convention de domiciliation écrite avec un domiciliataire habilité.
- Statuts : projet, puis version signée et extrait RCS.
- Ressortissant de pays tiers qui s'installe : demande d'autorisation de séjour jointe (passeport complet, casier ou affidavit, CV, plan d'affaires et de financement, preuve de ressources).
Le siège doit correspondre à une installation adaptée à l'activité : une domiciliation ne remplace pas un local lorsque l'activité en exige un, et le domiciliataire vérifie lui-même l'identité des organes de la société. Les conditions de fond sont détaillées dans la section autorisation d'établissement.
LBR : immatriculation au RCS et déclaration des bénéficiaires effectifs
Le Luxembourg Business Registers tient deux registres. Le RCS reçoit l'acte constitutif (déposé par le notaire pour une SARL ou une SA, par les associés pour une SARL-S) et attribue le numéro B. Le RBE reçoit, dans le mois de l'immatriculation, l'identité des personnes physiques qui détiennent plus de 25 % du capital ou contrôlent la société.
Le dépôt au RCS coûte 105,91 € HT pour une SARL ou une SA et 14,61 € HT pour une SARL-S, publication au RESA incluse, plus 12 € de droit d'enregistrement par document et 5 € de taxe administrative. La déclaration RBE coûte 15 € HT ; son absence ou son inexactitude est punie d'une amende de 1 250 € à 1 250 000 €. Les dépôts se font en ligne avec un certificat LuxTrust.
- Acte constitutif signé (ou statuts sous seing privé pour la SARL-S) et formulaire de réquisition.
- Identité des gérants ou administrateurs : nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresse.
- Pour chaque bénéficiaire effectif : nom et prénoms, nationalité(s), date et lieu de naissance, pays de résidence, adresse privée, numéro d'identification national, nature et étendue des intérêts détenus.
- Copie d'une pièce d'identité officielle de tout bénéficiaire effectif sans numéro d'identification national luxembourgeois.
- Chaîne de détention lorsque des sociétés s'interposent.
Tout changement ultérieur rouvre le délai d'un mois pour mettre le RBE à jour.
AED et CCSS : TVA et sécurité sociale, les deux délais courts
Deux déclarations ont un délai court après le début de l'activité : la déclaration initiale TVA auprès de l'AED dans les 15 jours, et la déclaration d'entrée au CCSS dans les 8 jours. Toutes deux se font en ligne ou par formulaire, sans frais de dépôt.
AED : déclaration initiale TVA
La déclaration initiale des personnes morales se dépose sur MyGuichet.lu ou par courrier ; le numéro attribué se compose des lettres « LU » et de 8 chiffres. Sous 50 000 € HT de chiffre d'affaires annuel, vous relevez de la franchise en base, mais la déclaration initiale reste due.
- Copie de l'acte constitutif en français ou en allemand.
- Copie de la carte d'identité ou du passeport des associés en nom figurant dans l'acte et des gérants ou administrateurs.
- Formulaire « déclaration initiale des personnes morales » : activité, date de début, chiffre d'affaires prévisionnel.
CCSS : affiliation du dirigeant
L'associé-gérant qui détient plus de 25 % des parts d'une SARL, ou l'administrateur de SA délégué à la gestion journalière, a le statut d'indépendant ; sinon, le dirigeant relève du statut salarié selon ses fonctions. Le CCSS renvoie un accusé de réception à vérifier.
- Déclaration d'entrée signée : pour une société, le CCSS invite à utiliser le formulaire « salarié du secteur privé », même pour l'associé-gérant qui aura le statut d'indépendant.
- Numéro d'identification national de la personne affiliée ou, à défaut, sa date de naissance et une copie d'une pièce d'identité officielle.
Validité, légalisation, apostille et traduction : quelles règles ?
Trois règles couvrent la plupart des cas. Les pièces d'identité doivent être en cours de validité et les extraits (casier, registre) récents au jour du dépôt. Les documents rédigés dans une autre langue que le français, l'allemand ou l'anglais sont accompagnés d'une traduction par un traducteur assermenté. Les actes publics étrangers sont apostillés (Convention de La Haye de 1961) ou légalisés selon le pays d'origine, sauf dispense européenne.
Validité des pièces
Aucun texte ne fixe une durée unique de validité pour les extraits : chaque intervenant apprécie leur fraîcheur à la date de dépôt, et un dossier qui traîne oblige à les refaire. Commandez-les quand le dossier est prêt à partir, pas au début du projet.
Apostille ou légalisation
| Document établi dans… | Formalité | Qui la délivre |
|---|---|---|
| Un État membre de l'UE, document couvert par le règlement (UE) 2016/1191 (état civil, absence de casier judiciaire, notamment) | Aucune : dispense de légalisation et d'apostille | Sans objet |
| Un État partie à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 | Apostille | L'autorité désignée du pays d'origine |
| Un État non partie à la Convention | Légalisation (autorité locale, puis ambassade ou consulat) | Le pays d'origine, puis la représentation diplomatique |
| Le Luxembourg, pour un document à présenter à l'étranger | Apostille ou légalisation, 20 € par document, traitement en principe sous 3 jours ouvrables | Ministère des Affaires étrangères, via MyGuichet.lu |
Traduction
Les administrations acceptent le français, l'allemand et l'anglais. Pour une autre langue, la traduction est faite par un traducteur assermenté de la liste tenue par le ministère de la Justice. Ordre à respecter : apostille sur l'original d'abord, puis traduction de l'ensemble, apostille comprise.
Si les statuts sont rédigés en anglais, prévoyez dès le départ une version française ou allemande : l'AED l'exige pour la déclaration initiale TVA.
Checklist par profil : résident, non-résident, personne morale associée
Le socle est le même pour tous : identité, statuts, certificat de blocage, justificatif de siège, casier judiciaire et déclaration sur l'honneur. Le non-résident ajoute les casiers étrangers, la déclaration de non-faillite et, hors dispense, apostilles et traductions. La personne morale associée ajoute ses documents sociaux et la chaîne de détention jusqu'aux personnes physiques.
Résident au Luxembourg
- Carte d'identité ou passeport en cours de validité, justificatif de domicile.
- Bulletin n° 3 du casier judiciaire luxembourgeois et déclaration sur l'honneur.
- Si vous résidez au Luxembourg depuis moins de 10 ans : casiers des autres pays de résidence et déclaration de non-faillite.
- Bail ou convention de domiciliation, projet de statuts, certificat de blocage, origine des fonds.
Non-résident (UE ou pays tiers)
- Passeport complet en cours de validité, justificatif de domicile à l'étranger.
- Extrait de casier judiciaire de chaque État de résidence des 10 dernières années, apostillé ou légalisé hors dispense, puis traduit si nécessaire.
- Déclaration sur l'honneur et déclaration de non-faillite devant notaire.
- Dossier bancaire renforcé : origine des fonds documentée, activité et flux décrits.
Siège, gestion effective et séjour sont développés dans le guide créer une société sans résider au Luxembourg et la section non-résident de l'accueil.
Personne morale associée
- Statuts coordonnés et extrait récent du registre (ou équivalent étranger), apostillés et traduits si nécessaire.
- Décision de l'organe compétent autorisant la souscription et désignant le signataire, avec sa pièce d'identité.
- Organigramme jusqu'aux personnes physiques détenant plus de 25 % ou exerçant le contrôle, avec leurs pièces d'identité.
- Derniers comptes annuels ou justificatif de l'origine des fonds apportés.
- Réunissez le socle commun et vérifiez la cohérence des noms, adresses et dates entre les pièces.
- Commandez les extraits une fois le reste prêt, puis lancez apostilles et traductions.
- Déposez le dossier bancaire en un envoi, puis la demande d'autorisation, avant le rendez-vous chez le notaire.
Les formules qui incluent la préparation et le contrôle de ce dossier sont décrites dans la section tarifs ; pour faire vérifier vos pièces avant tout dépôt, la prise de contact se fait en ligne.
Questions fréquentes
Quelle est la durée de validité d'un extrait de casier judiciaire pour l'autorisation d'établissement ?
Guichet.lu ne fixe aucune durée légale. Le ministère apprécie la fraîcheur de l'extrait à la date du dépôt ; un extrait ancien peut être refusé et un dossier retardé impose d'en commander un nouveau. Le bulletin n° 3 luxembourgeois est gratuit et délivré sur MyGuichet.lu, ce qui permet de le commander au dernier moment, une fois le reste du dossier prêt.
Un non-résident doit-il fournir un casier judiciaire de chaque pays où il a vécu ?
Oui. Le dirigeant non-résident, ou résident au Luxembourg depuis moins de 10 ans, joint un extrait de casier judiciaire ou un certificat équivalent de chaque État de résidence des 10 dernières années, une déclaration sur l'honneur et une déclaration de non-faillite devant notaire. Le Luxembourg ne délivre pas d'extrait à une personne qui n'y réside pas et n'a pas sa nationalité.
Quels documents la banque demande-t-elle pour bloquer le capital ?
Le projet de statuts, une copie des pièces d'identité des représentants et des bénéficiaires effectifs, l'adresse du siège et une description de l'activité. La banque vérifie aussi l'origine des fonds du capital. Une fois le montant versé, elle émet le certificat de blocage destiné au notaire, puis débloque les fonds sur présentation de la version définitive des statuts.
Mes documents étrangers doivent-ils être apostillés et traduits ?
Les pièces rédigées dans une autre langue que le français, l'allemand ou l'anglais sont traduites par un traducteur assermenté. Les actes publics d'un État partie à la Convention de La Haye reçoivent une apostille ; ceux d'un autre État sont légalisés. Entre États membres de l'UE, le règlement (UE) 2016/1191 dispense certains documents publics, dont l'extrait de casier, de toute formalité.
Quel justificatif de siège social est accepté pour l'autorisation d'établissement ?
Un contrat de bail ou une convention de domiciliation écrite conclue avec un domiciliataire habilité : expert-comptable, avocat, établissement de crédit, autre professionnel du secteur financier ou réviseur d'entreprises. Le siège doit correspondre à une installation adaptée à l'activité : une domiciliation ne remplace pas un local lorsque l'activité en exige un, et la gestion journalière doit s'exercer sur place.
Que se passe-t-il si la déclaration RBE n'est pas faite dans le mois ?
La société encourt une amende pénale de 1 250 € à 1 250 000 € pour défaut de déclaration ou déclaration inexacte. Le ministère de l'Économie considère par ailleurs qu'un défaut d'inscription au RBE qui persiste porte atteinte à l'honorabilité professionnelle du dirigeant. La déclaration coûte 15 € HT et se fait en ligne avec un certificat LuxTrust.
Sources officielles
- Guichet.lu, Autorisation d'établissement (demande, droit de chancellerie, délai de traitement)
- Guichet.lu, Honorabilité professionnelle (pièces selon la résidence)
- Guichet.lu, Extrait de casier judiciaire d'une personne physique
- Guichet.lu, Blocage du capital social (pièces, certificat de blocage, déblocage)
- Guichet.lu, Déclaration des bénéficiaires effectifs au RBE
- Guichet.lu, Inscription à la TVA (déclaration initiale, délai de 15 jours, pièces)
- Guichet.lu, Légalisation et apostille des actes publics
- CCSS, S'affilier comme travailleur indépendant
Montants et procédures vérifiés le 18 septembre 2026. Information générale, sans valeur de conseil individuel : chaque dossier fait l'objet d'une analyse avant la signature du devis.
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